Komunikasi Dalam Organisasi

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Dalam manajemen sering kita jumpai masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif adalah penting bagi para manajer, paling tidak untuk dua alas an. Pertama, komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai. Kedua, komunikasi adalah kegiatan untuk mana para manajer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.

Prroses komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada para manajer agar mereka mempunyai dasar perencanaan, rencana-rencana harus dikomunikasikan kepada pihak lain agar dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan jabatan mereka. Komunikasi tertulis dan lisan adalah bagian esensi pengawasan. Jadi, manajer dapat melaksanakn fungsi-fungsi manajemen mereka hanya melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.

Ø  Perumusan Masalah

Adapun perumusan masalah pada makalah ini adalah sebagai berikut :

a.       Apa  pengertian  komunikasi dan Organisasi ?

b.      Bagaimana proses komunikasi dengan baik ?

c.       Bagaimana saluran  komunikasi dalam organisasi ?

d.      Bagaimana peranan komunikasi informal ?

e.       Apa saja hambatan-hambatan terhadap komunikasi  efektif ?

f.       Bagaimana cara peningkatan efektivitas komunikasi ?

Ø  Tujuan penulisan

a.       Untuk mengetahui pengertian komunikasi

b.      Untuk mengetahui proses komunikasi dengan baik

c.       Untuk mengetahui saluran komunikassi dalam berorganisasi

d.      Untuk mengetahui peranan komunikasi informal

e.       Untuk mengetahui hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif

f.       Untuk mengetahui peningkatan efeektivitas komunikasi

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Komunikasi dn Organisasi

Komunikasi  adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, inotasi, titik putus, vocal dan sebagainya.

Komunikasi  sebagai suatu proses dengan mana orang-orang bermaksud memberikan pengertian-pengertian  melalui pengiringan berita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula, sehingga sering disebut rantai pertukaran informasi. Konsep ini mempunyai unsure-unsur : 1).  Suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti, 2). Suatu sarana pengaliran informasi dan, 3). Suatu sistem bagi terjalinnya komunikassi diantara individu-individu.

Adapun pengertian  lain dari  komunikasi adalah salah satu alat paling penting di dalam berorganisasi, apalagi di dalam usaha kita. Tanpa komunikasi yang tepat, akan terjadi bias informasi yang menyebabkan kesalahpahaman.

Komunikasi antara manajemen dengan karyawan harus di desain sedemikian rupa sebagai bagian dari strategi dan model bisnis kita.

Komunikasi yang lancar antar bagian juga perlu difalisitasi dan diakomodasi oleh pihak manajemen. Dengan komunikasi antar bagian yang lancer tentu meningkatkan pelayanan. Komunikasi di dalam organisai / perusahaan ada yang terencana dan ada yang tidak. Semua ini memiliki pendekatan tersendiri.

Informasi yang diberikan kepada setiap anggota tim sebaiknya seragam supaya tim bergerak searah dan sesuai dengan langkash manajemen. Participative decision making atau pengambilan keputusan dengan mengakomodasi usulan karyawan sangat disarankan.  Namun, pendekatan tersebut kadang justru memperlambat penganbilan keputusan.

Intinya komunikasi antar karyawan manajemen harus dapat berjalan dua arah, serta adanya proses antisipasi, partisipasi dan klarifikasi.

Adapun pengertian dari organisasi adalah suatu system persingkatan formal dari dua  orang  atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

B.     Proses Komunikasi

Orang-orang bukan organisasi yang berkomunikasi, oleh karena itu suatu system komunikasi organisasi mencerminkan berbagai macam individu dengan latar belakang, pendidikan, kepercayaan, kebudayaan, keadaan jiwa, dan kebutuhan yang berbeda-beda.

v  Model komunikasi antar pribadi

Model ini menunjukan tiga unsur esensi komunikasi. Bila salah satu model hilang, komunikasi tidak dapat berlangsung.

v  Simbol

Terdapat lima langkah dalam proses ini, yaitu :

o   Sumber  atau pengirim berita memainkan langkah pertama dalam proses komunikasi. Dalam organisasi, sumber merupakan pihak yang mempunyai kebutuhan dan keinginan untuk mengkomunikasikan sesuatu gagasan, pemikiran, informasi dan sebagainya, kepada pihak lain.

o   Langkah kedua yaitu pengubahan berita ke dalam sandi / kode ( enconding the massage  ) mengubah berita ke dalam berbagai bentuk symbol-simbol verbal atau nonverbal yang mampu memindahkan pengertian, seperti kata-kata percakapan atau tulisan, angka, gerakan, ataupun kegiatan. Manfaat komunikasi lisan ( percakapan ) adalah kesempatan untuk berinteraksi antara sumber dan penerima. Sedangkan  komunikasi dalam tulisan mempunyai manfaat dalam hal penyediaan laporan atau dokumen untuk kepentingan di waktu mendatang.

o   Langkah ketiga yaitu mencerminkan pilihan komunikator terhadap media atau “ saluran distribusi “.

o   Langkah keempat yaitu penerimaan berita oleh pihak penerima. Banyak komunikasi penting  gagal karena seseorang tidak pernah member berita.

o   Langkah kelima yaitu pengertian atau penerjemahan kembali berita ( decoding ). Hal ini menyangkut pengertian symbol-simbol oleh penerima. Proses ini dipengaruhi oleh latar belakang, kebuudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga, dan gangguan di sekitarnya. Kemudia umpan balik ( feedback ). Jadi, komunikasi adalah proses yang berkesinambungan dan tak pernah berakhir. Seseorang berkomunikasi, penerima menanggapinya melalui komunikasi selanjutnya dengan pengirim atau orang lain, dan seterusnya. Tanggapan ini disebut umpan balik ( feedback ).

C.    Saluran Komunikasi dalam Organisasi

Pemahaman yang lebih baik tentang komunikasi organisasi dapat diperoleh dengan mempelajari arah-arah dasar gerakannya yang tampak dengan terbentuknya saluran-saluran komunikasi. Saluran-saluran komunikasi formal ditentukan oleh struktur organisasi atau ditunjukan oleh berbagai sarana formal lainnya. Tipe saluran-saluran dasar komunikasi adalah vertikal, lateral, dan diagonal.

v  Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas dank e bawah sesuai arah perintah. Maksud utama komunikasi ke bawah ( downward communication )  adalah untuk member pengarahan, informasi, instruksi, nasehat / saran dan penilain kepada bawahan serta memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi. Fungsi utama komunikasi ke atas ( upward communication ) adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan, dan permintaan untuk diberikan keputusan.

v  Komunikasi Lateral atau Horizontal

Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut ini :

1.      Komunikasi diantara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.

2.      Komunikasi yang terjadi antara dan diantara departemen-departemen pada tingkatan organisasi yang sama.

Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif, dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga komunikasi ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah. Komunikasi lateral, selain membantu koordinasi kegiatan-kegiatan lateral, juga menghindarkan prosedur pemecahan masalah yang lambat.

v  Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi.

D.    Peranan Komunikasi Informal

Pembahasan aliran-aliran komunikasi di atas adalah berkenaan dengan yang disebut komunikasi “ formal “, sebagai saluran penyampaian berita yang dirancang manajer organisasi untuk memudahkan hubungan pekerjaan. Komunikasi informal, bagaimanapun juga, adalah bagian penting aliran komunikasi organisasi. Bentuk komunikassi ini timbul dengan berbagai maksud, yang meliputi antara lain :

1.      Pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi, seperrti kebutuhan untuk berrhubungan dengan orang lain.

2.      Perlawanan terhadap pengaruh-pengaruh yang monoton atau membosankan.

3.      Pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perrilaku orang lain.

4.      Pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan saluran-saluran komunikasi formal.

Tipe komunikasi informal yang paling terkenal adalah “ grapevine “ ( mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi, tetapi dari desas-desus kabar angina tau “ selintingan “.

Di lain pihak, komunikasi “ grapevine “ mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan sebagai organisasi. Penelitian membuktikan bahwa komunikasi “ grapevine “ lebih cepat, lebih akurat, dan lebih efektif dalam menyalurkan informasi.

Manajer harus menyadari bahwa komunikasi informal dan terutama “ grapevine ” tidak dapat dihilangkan. Peran salah satu komunikasi ini dapat diminimalkan dengan merancang saluran komunikasi formal yang baik, dan menyebarkan informasi dengan benar dan cepat.

E.     Hambatan-hambatan  Terhadap Komunikasi Efektif

Komunikasi adalah vital, tetapi komunikasi sering tidak efektif dengan adanya kekuatan-kekuatan dari luar yang menghambatnya. Berikut ini akan dibahas hambatan-hambatan terhadap  komunikasi yang efektif tersebut, dengan dikelompokan sebagai : 1). Hambatan-hambatan oeganisasional, dan 2). Hambatan-hambatan antar pribadi.

v  Hambatan-hambatan Organisasional

Adapun tiga hambatan organisasional, yaitu : 1). Tingkatan hirarki, 2). Wewenang manajerial, dan 3). Spesialisasi.

-          Tingkatan hirarki, Bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan ( jenjang ) tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama untuk mencapai tempat tujuan dan cenderung menjadi berkurang ketepatannya.

-          Wewenang manajerial, Tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer dapat mencapai tujuan dengan efektif

-          Spesialisasi, adalah prinsip dasar dalam organisasi.

v  Hambatan-hambatan Antar Pribadi

Banyak kesalahan komunikasi disebabkan bukan oleh faktor-faktor  organisasi, tetapi oleh masalah-masalah ketidaksempuranaan manusia dan bahasa. Manajer perlu memperhatikan hambatan-hambatan antar pribadi seperti : 1). Persepsi selektif, adaalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana seseeorang menyaleksi, mengorganisasikan, dan mengartikan segala sesuatu di lingkungannya. 2). Status atau kedudukan komunikator, hambatan utama komunikasi adalah kecenderungan untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar karakteristik-karakteristik pengirim ( sumber ), terutama kredibilitas-nya. Kredibilitasnya didasarkan “ keahlian ” seseorang dalam bidang yang sedang dikomunikasikan dan tingkat kepercayaan seseorang bahwa orang tersebut akan mengkomunikasikan kebenaran. 3). Keadaan membela diri, akan mengakibatkan ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan pembicaraan tertentu, dan sebaliknya meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain. Jadi,  akan menimbulkan reaksi rantai defensif. 4). Pendengaran lemah. Berbagai kebiasaan sehubungan dengan pendengaran lemah meliputi : 1). Mendebgar hanya permukaannya saja, dengan sedikit perhatian pada apa yang sedang dikatakan; 2). Memberikan pengaruh, melalui baik dari perkataan atau tanda-tanda; 3). Menunjukan tanda-tanda kejeengkelan atau kebosanan terhdap bahan pembicaraan dan 4). Mendengar dengan tidak aktif, dan 5). Ketidak tepatan  penggunaan bahasa,  salah satu kesalahan terbesar yang dibuat dalam komunikasi adalah anggapaan bahwa pengertian terletak dalam “ kata-kata “ yang digunakan. Di samping itu, bahasa-bahasa “ non-verbal “ yang tidak konsisten, seperti nada suara, ekspresi wajah, dan sebgainya dapat menghambat komunikasi.

F.     PENINGKATAN  EFEKTIVITAS  KOMUNIKASI

Cara-cara untuk meningkatkan efektivitas komunikasi, yaitu :

a.       Kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektif

b.      Penggunaan umpan balik ( feedback )

c.       Menjadi komunikasi yang lebih efektif

d.      Pedoman komunikasi yang baik

KESIMPULAN

Dalam suatu organisasi, komunikasi sangatlah memiliki pengaruh yang sangat penting, Karena dengan adanya komunikasi dalam suatu organisasi, mampu untuk menjadikan organisasi tersebut lebih berkembang dan mengurangi adanya perbedaan pendapat, atau kesalah fahaman.

Di dalam dunia Manajemenpun komunikasi sangat dibutuhkan, karena dengan adanya komunikasi mampu mempermudah huubungan antara manajer dan karyawan,sehingga mampu menjadikan suatu perusahaan itu maju dan berkembang.

DAFTAR  PUSTAKA

T. Hani Handoko, BPFE – Yogyakarta : Maret 2003

Drs. H. malayu. S.P. Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia, PT. Bumi Aksara Jl. Sawo Raya No. 18, Jakarta 13220

Sdm4umk.com